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休假之前,先写好OutofOfficeMessage

休假之前,先写好OutofOfficeMessage

很多专业人士特别是在外商工作的人,如需离开办公室一段时间,像是请假或休假,习惯在邮件上设定好 “out of office message。” 这样的 message原来是专业体贴的一种表现,但如果犯了些小错误,反而会留下坏印象。网路上流传一则讯息,有个人要休假,写了一封邮件自动回覆信件,内容是:

“I'm taking my compensation leave going to South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to. Thank you. ”

这个讯息的问题是说了太私人的讯息: compensation leave 或 South Africa这类与公事无关的事不需要在邮件中透露。if it is urgent/non-urgent语意含糊, it指的到底为何,让人摸不着头绪?

写专业的 out-of-office message其实不难,只要记住以下三个步骤:

休假之前,先写好OutofOfficeMessage

第1步:礼貌招呼:

休假之前,先写好OutofOfficeMessage

第2步:告知不在,何时回来,有急事怎幺办

我目前不在,不方便使用邮件。

我将于 2015年 11月 25日回来。有急事请找陈小姐,她的邮件是 [OOO]。

休假之前,先写好OutofOfficeMessage

第3步:结尾:简单的 sign off

Regards, Kind regards和 Best regards意思都差不多, regards是致上问候,有了 kind和 best或亲切的问候、最好的问候。

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